Ciclo PDCA: O que fazer com os resultados da pesquisa de satisfação?

Para ajudar a pensar e organizar os planos de ação, neste artigo vamos falar do ciclo  PDCA (plan, do, check, act) e algumas sugestões de como trabalhar em cada uma das etapas da pesquisa de satisfação. A pesquisa de satisfação pode ser uma ferramenta poderosíssima para escutar seus clientes. Mas para perceber os benefícios do projeto de pesquisa é necessário ir até o final para “fechar o loop”. Isso quer dizer que tão importante quanto coletar as opiniões dos clientes é agir sobre elas. O que é PDCA? A sigla PDCA significa Plan, Do, Check, Act, quando traduzida passa a ser Planejar, Fazer, Verificar, Agir ou Ajustar, trata-se de uma metodologia também conhecida como Ciclo de Deming ou Shewhart. É um processo de melhoria contínua, baseado em quatro fases ou ciclos, denominados: planejamento, execução, análise e ação. Qual a importância do PDCA? Mundialmente reconhecido e utilizado por quatro fases que formam um círculo contínuo, o PDCA pode ser aplicado com objetivo de tornar os processos empresariais mais ágeis, diante da identificação de problemas, causas e soluções. Sua implementação é extremamente importante em qualquer setor industrial, pois a partir do método gestores encontram a possibilidade de identificar falhas e correções necessárias em processos. Por se tratar de um ciclo, o PDCA quando chega ao final da 4ª fase, se reinicia novamente e a cada novo reinício os processos implementados se aproximam mais do ideal e os resultados pretendidos. Os Ciclos PDCA (Plan-Do-Check-Act) numa pesquisa de satisfação O primeiro ciclo Plan (planejar) A etapa de planejamento acontece no início do projeto, antes de criar as perguntas da pesquisa. Primeiro, reflita sobre as necessidades e dores que a pesquisa precisa resolver; pense nos benefícios que a sua empresa espera atingir. Depois, defina os objetivos de acordo com o conceito SMART: eSpecífico, Mensurável, Alcançável, Realista e em um Tempo limitado.   Aqui vão alguns exemplos de objetivos SMART relacionados à pesquisa: Atingir a meta de amostragem de 1000 respostas/mês; Atingir o Net Promoter Score® médio do setor de cosméticos em 6 meses; Reconhecer mensalmente as 10 lojas com maior CSAT; Treinar os atendentes antes da black friday; Dar um bônus de 5% para as equipes de atendimento se atingir a meta de satisfação. Do (fazer) O próximo passo é pôr a pesquisa em prática, seja no seu totem ou com um link. Se você é nosso cliente, não precisa se preocupar em tabular as respostas: a Solvis envia relatórios automáticos por e-mail diária, semanal e mensalmente. Você também pode ter acesso diretamente ao sistema da Solvis pelo computador e smartphone. Check (checar) Com os relatórios em mãos, cheque a média mensal dos principais indicadores: CSAT, NPS (NPS® and Net Promoter® are registered service marks and Net Promoter SystemSM, Net Promoter ScoreSM and NPS PrismSM are service marks of Bain & Company, Inc., Satmetrix Systems, Inc. and Fred Reichheld), CES ou qualquer outro número da pesquisa que seja importante. Esses indicadores são o termômetro do desempenho da sua empresa. Outra seção importante dos relatórios é dos principais pontos de melhoria: a área que está com notas baixas, os motivos da insatisfação com a experiência, produtos faltantes, comentários negativos, etc. Nem sempre é fácil receber feedbacks negativos, mas são justamente essas opiniões que vão fornecer o material para os planos de ação. Act (agir) A última etapa do ciclo é traçar planos de ação para solucionar, evitar ou minimizar os pontos de melhoria que apareceram na pesquisa. É importante pensar em ações definitivas e não apenas temporárias, para que os próximos clientes tenham uma experiência melhor. Neste ponto, lembre-se da primeira etapa: as ações devem ajudar a atingir os objetivos definidos lá no início do projeto. Assim, fechamos o primeiro ciclo PDCA! E agora? Os próximos ciclos A metodologia não para por aí: a ideia é que o ciclo seja contínuo, para que a experiência do cliente seja acompanhada de perto. Ou seja, revise o planejamento, continue aplicando a pesquisa de forma confiável, verifique a evolução dos números e principalmente aja sobre os pontos negativos mais críticos. Cada ciclo dura cerca de um mês. Uma sugestão é que a apresentação dos resultados vire um evento das reuniões de início do mês com as equipes envolvidas. A relação entre PDCA e pesquisa de satisfação Aplicar pesquisa de satisfação e não executar ações posteriores é o mesmo que não aplicá-la, e nesse ponto, ressaltamos a relação do Ciclo PDCA com a pesquisa, pois através da análise das fases e os pontos de melhoria que é possível alcançar resultados positivos. Ampliando também a percepção do relacionamento da empresa com os clientes, posicionamento da empresa no mercado e reduz o custo de aquisição por novos clientes. É necessário tomar alguns cuidados em relação ao PDCA que podem comprometer sua eficácia, portanto: Siga as fases na ordem, sem pular ou ignorar Cheque os resultados de cada fase e estabeleça objetivos para cada uma delas Antes de colocar em ações faça um planejamento prévio Ao detectar alguma deficiência ou falha operacional faça correções prévia Como as pesquisas de satisfação otimizam os negócios? Através da pesquisa de satisfação é possível reter insumos, ouvir opinião e ponto de vista sobre o negócio.  Descobrir também se os seus produtos ou serviços estão de fato agradando os clientes. A pesquisa pode te ajudar a analisar a jornada de compra e sua efetividade, ajuda a mapear os processos e identificar gaps. Além disso através dela há a possibilidade de reduzir custos e descobrir gargalos. Com os insumos coletados fica mais fácil identificar quais melhorias precisam ser aplicadas, quais ações devem ser tomadas, o que impactará diretamente na taxa de churn, levando em consideração se a qualidade da experiência entregue aos clientes aumentar acabará impactando diretamente no ROI da empresa. Basta manter o foco na melhoria contínua, certamente você e sua empresa vão perceber uma evolução crescente dos indicadores e resultados surpreendentes! Para obter mais efetividade em suas pesquisas aqui na Solvis, todo o ecossistema desde a captação das respostas de seus clientes através das ferramentas, até