Gestão de pessoas em home office: como melhorar o ambiente de trabalho?

A situação em que as empresas se encontram desde março do ano passado, devido a pandemia da Covid-19, se tornou constante, e hoje, temos uma quantidade de 46% de empresas que aderiram ao sistema de trabalho Home Office no Brasil, de acordo com a pesquisa realizada pela FIA –  Fundação Instituto de Administração. Considerando esse número, e a dificuldade que as pessoas estão tendo em se manterem ‘bem’ como um todo em isolamento social, é importante que as empresas facilitem essa ambientação ao trabalho home office, e se tornem um “espaço” seguro e confortável para que os colaboradores desempenhem da melhor forma, mesmo que de longe. Pensando nisso, vamos te dar algumas dicas de como auxiliar na performance geral da sua empresa em home office e como não perder o controle de jornada de trabalho dos seus colaboradores, nesse período tão delicado e importante.  Comece por uma boa pesquisa de satisfação de trabalho home office! Se você quer entender o que seus colaboradores estão sentindo e qual a perspectiva deles com relação ao modelo de trabalho vigente, a pesquisa de satisfação é uma ferramenta que pode sanar boa parte das suas dúvidas! Por vezes, a percepção da empresa, gestores e demais colaboradores é bem diferente com relação às formas de trabalho. Algumas pessoas podem amar o home office, enquanto que outras podem ter grandes dificuldades em executar as atividades.  E como realizar uma pesquisa de satisfação interna? A primeira coisa que deve ser considerada antes de fazer qualquer pesquisa é: qual o objetivo principal desta pesquisa? Quais dúvidas queremos sanar? Nesse caso, em se tratando de home office, o objetivo principal poderia ser saber se a estrutura da casa dos colaboradores permite que eles consigam trabalhar e ter um desempenho similar ou melhor ao do escritório.  Com isso em mente, pense em plataformas para realizar essa pesquisa. O Google Forms e Typeform são uma das mais utilizadas. E se precisar de ajuda, a Solvis está aqui para te auxiliar. O segundo passo, seria bolar algum tipo de ação com as respostas das pesquisas! A fim de facilitar a experiência dos funcionários que trabalham de casa e consequentemente, melhorar o desempenho deles.  Ações para aumentar a produtividade no home office Com base nas respostas extraídas pela pesquisa interna, o RH já terá bastante insumo para trabalhar em cima e sugerir ações. Conforme as dificuldades vão aparecendo, cabe à empresa entender o que é possível resolver e o que ainda depende do colaborador. E existem algumas coisas que são imprescindíveis para um bom desempenho no home office. São elas:  1. Forneça equipamentos adequados Pode parecer óbvio, mas não é. O fornecimento do equipamento de trabalho adequado precisa vir por parte da empresa.  Isso quer dizer que se os seus colaboradores precisam de um computador para trabalhar, e a empresa quer exigir um bom desempenho, é importante que ele seja fornecido pela empregadora.  Assim como cadeiras ergonômicas se for o caso, mousepads, teclado, apoio de notebook, entre outros… Tudo o que for possível e necessário por parte do colaborador para desempenhar a sua função, é importante que seja fornecido pela empresa. 2. Faça reuniões de alinhamento periódicas Entender o funcionamento de cada equipe é super importante, e as reuniões periódicas de alinhamento servem para entender se a equipe está na mesma página com relação às atividades previstas e projetos vigentes.  Existem algumas metodologias que auxiliam também a acelerar os processos, como por exemplo: sprints, scrum e lean. São metodologias ágeis que auxiliam a equipe a entender melhor os prazos, métodos de execução de tarefas, o próprio planejamento e a sua parte em cada um dos processos das atividades. 3. Utilize ferramentas de organização de tarefas e de reuniões Cada setor possui a sua listagem de ferramentas, e se a sua equipe ainda não se organiza por uma plataforma que contenha todo o histórico de planejamento, é importante que isso seja feito o quanto antes. As ferramentas de gerenciamento de tarefas auxiliam não apenas o time a se organizar, mas também a visualizar o prazo das tarefas e a entender o que foi feito em atividades passadas a serem replicadas ou a serem revistas.  Hoje, existem inúmeras ferramentas de organização e calendários, por exemplo: Trello, ClickUp, Pipefy, Google Agenda, Pipedrive… enfim, uma infinidade de opções. 4. Incentive ações em que os colaboradores possam conversar não somente sobre trabalho Os momentos de integração dos times são super importantes para a troca entre as pessoas. Eles também podem ser um ótimo termômetro para saber quem está bem e quem não está. É o momento em que os colaboradores podem trocar sobre questões pessoais, e coisas que gostam e não somente falar sobre as atividades que precisam ser feitas. O sentimento de equipe e união, nesses momentos, pode ser reforçado e transparecer em outras atividades da equipe futuramente. 5. Acompanhe a jornada individual de cada colaborador Os índices de horários e jornadas de trabalho, podem ser indicadores importantes para entender quais colaboradores estão motivados e engajados com a empresa. Podem também indicar quem trabalha melhor pela manhã e quem trabalha melhor a noite.  Cabe ao gestor de cada área fazer esse mapeamento, e conversar individualmente com cada colaborador sobre como ele pode ajudar, ou a entender o que falta para aquele funcionário voltar a seguir o horário padrão.  Para fazer esse tipo de acompanhamento, existem plataformas de ponto digital que fornecem índices e ainda fazem o controle de jornada de trabalho a distância de cada colaborador. Saiba como!  Como realizar o controle de jornada no home office? A forma mais segura e descentralizada de controle de jornada no home office, com certeza é por meio do ponto digital.  Hoje, no sistema da Pontomais, as empresas que fazem esse tipo de controle de ponto conseguem proteger juridicamente a empresa por ser um sistema antifraude e receber informações sobre a jornada de trabalho de cada colaborador 24/7. Nesse sistema, é disponibilizado três formas de bater ponto, por meio do registro simples, QR Code ou reconhecimento facial e a